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立足实际讲创新,规范流程强管理——广明路面SG10标采用内部询价方式选择沥青材料供应厂商

2012-11-05 编辑:刘婕

企业第二分企业广明高速公路澳门金莎段路面工程SG10合同段于2014年6月25日中标。根据广明高速公路澳门金莎段路面工程招标文件要求,沥青材料为自购“甲控”材料,且要求为进口优质沥青。需要采购的各类沥青用料加起来有上万吨,如此大规模的采购对于二分企业来说是“大姑娘上轿”——头一回。

目前省内进口沥青主流品牌有泰普克、壳牌、埃索、泰国IRPC等,这些品牌的供应商或代理商也不少。如何决策,才能最大限度地降低成本、保证质量,达到企业利益的最大化?分企业以企业“三重一大”制度的集体决策原则为根本原则,并比较了行业内大宗采购的各种方法,最终经企业批准,采用内部询价方式,公平、公正、公开地选择材料供应商。


充分准备

分企业成立了专门的询价小组,由分企业经理、党支部书记黄灶盛担任组长,全面主持询价过程。小组成员包括了分企业领导班子成员,分企业各部门负责人及广明SG10标的项目管理人员,分别负责询价中涉及到的廉政、技术、报价、运输、财务、项目供应组织等各方面工作。

结合项目需求,询价小组对省内较大的沥青供应厂商进行了考察筛选。品牌、社会信誉和供应能力是三个最主要的考察对象。第一轮筛选后,询价小组又亲赴几家潜在沥青供应商所在地,现场考察他们的库容、码头、质量检测设备、改性沥青和乳化沥青加工设备等。“大家在现场考察中,最关注的是供应商是否有实力在以后的生产中保证沥青的及时供应,及供应过程中的质量保障问题。”询价小组的组长黄灶盛说。

询价现场

经过尽可能周全的准备、缜密的思考,询价小组筛选出东莞泰和沥青产品有限企业等四家供应商,并向其发出询价邀请书。几天后,也就是7月9日至10日,询价会议在百足桥基地召开。会议由分企业工程部主持,企业监审部全程监督。

询价会议严格按照既定的流程进行。首先,分企业工程部向参询企业代表先容了本次采购的工程概述,采购数量、质量要求,单价说明,供应计划,询价评审;接着,企业代表对本企业的概述、财务状况、业绩及针对本次材料供应组织方案、保证措施作了先容和承诺。双方先容完毕后,企业、分企业的现场代表针对材料供应方式等具体、细节的问题,向参加询价的企业进行现场问询或提出要求:

“供应本项目沥青固定储存点位置在哪里?能否提供租赁证明?储存点的库容量多大,用于供应本项目的库容量多大?”

“供应紧张时能否封库封存,什么条件下可以封库封存?”

“从上报沥青计划到沥青到场所需的最快反应时间、正常反应时间和合同时间周期分别是多长?”

……

参询方企业代表在现场逐一作答和承诺。这些回答和承诺也会成为影响参询企业综合评价的因素之一。

最后,分企业工程部向参加询价企业代表先容采购合同初稿,双方就合同初稿进行初步讨论。

公正评审

为了保证整个询价过程公平公正,防止供应商恶性竞价,针对每家供应商的询价都是一对一进行,每场会议中,其他三家供应商不得在会议室出现,也不能够知晓会议的内容或结果。此外,四家供应商的报价均采用密封形式提交,启封之前,就算是询价小组成员,也没有人能知道这四家企业的具体报价。

询价结束后,密封的报价由企业监审部代表现场启封,当场宣读。接着,询价小组对参加询价企业的报价、信誉、仓储供应能力及履约能力等多个方面进行综合评价。最终,推荐东莞泰和沥青产品有限企业作为广明高速公路(澳门金莎段)路面工程SG10合同段沥青供应单位组织进行合同谈判,南粤物流实业有限企业作为备选单位。

分企业在充分了解市场、了解供应方情况的前提下,通过透明公正、科学合理的程序,选择了质量保证、价格最优的供应商。本次沥青采购询价会,是二分企业在企业业务蓬勃发展的基础上,面对新情况采取的新尝试。它充分体现了“三重一大”集体决策的原则,是一次规范且成功的重大事件决策过程,也为将来的大宗采购提供了许多宝贵的经验。这意味着企业在规范化管理上又迈出了前进的一步。

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